In veel MKB-bedrijven draait alles nog op handwerk. E-mails worden met de hand beantwoord, rapporten met de hand geschreven, klantgegevens met de hand ingevoerd. En dat kost niet alleen tijd, maar ook energie, focus en groeiruimte.
Tegelijk zien we dat AI in razend tempo beschikbaar is voor precies dit soort taken. Maar de vraag is: hoe begin je met procesoptimalisatie zonder je hele organisatie op z’n kop te zetten?
In deze blog laten we zien hoe je met slimme, haalbare stappen tijdwinst en efficiëntie boekt en meteen laat zien dat AI wél werkt.
1. Waar begin je?
Eenvoudig: kijk waar nu de meeste tijd verloren gaat.
In bijna elk bedrijf zijn er processen die al jaren “zo gaan” maar die veel beter kunnen. Denk aan:
- Handmatige offertes of rapporten schrijven
- Klanten nabellen of opvolgen
- Inkomende vragen verwerken
- Interne statusupdates of planningen
Deze taken zijn vaak repeterend, voorspelbaar en gebaseerd op data of tekst: ideaal terrein voor AI.
2. Wat zijn quick wins?
AI hoeft niet meteen je hele proces te veranderen. Begin met verbeteren, niet vervangen.
Enkele voorbeelden van snelle verbeteringen:
- AI-assistent die e-mails samenvat of herschrijft → minder denkwerk, sneller klaar
- Automatische rapportgenerator op basis van ingevulde velden → geen knip- en plakwerk meer
- Chatbot die veelgestelde vragen opvangt → minder telefoontjes voor je team
- AI die vergaderingen samenvat → minder notuleergedoe
Deze toepassingen zijn vaak binnen een paar uur in te zetten en leveren direct resultaat.
3. Hoe kies je de juiste processen?
Let op drie signalen:
- Herhaling: gebeurt deze taak dagelijks of wekelijks?
- Handmatig: wordt het nog steeds “met de hand” gedaan?
- Frictie: levert het frustratie, fouten of vertraging op?
Processen die aan alle drie voldoen zijn perfecte kandidaten om te optimaliseren met AI.
Tip: betrek de mensen die het werk doen bij het kiezen van de processen. Zij weten vaak precies waar de pijn zit en wat de grootste impact zou hebben.
4. Hoe pak je het slim aan?
Gebruik de 80/20-regel. Je hoeft niet álles te automatiseren om groot resultaat te halen.
Pak 20% van de processen aan die 80% van de tijd of frustratie kosten.
Bijvoorbeeld:
- Eén AI-tool die offertes voorbewerkt
- Eén workflow die klantdata automatisch opschoont
- Eén dashboard dat informatie realtime laat zien i.p.v. maandelijks rapporteren
Test het klein, verbeter het samen, en rol het daarna pas breder uit.
5. Wat levert het op?
Heel concreet:
- Minder tijdsdruk
- Minder fouten
- Meer focus op écht belangrijk werk
- Hoger werkplezier
- Meer schaalbaarheid (zonder extra mensen)
Of zoals een klant van ai·ify het verwoordde:
“Het voelt alsof we opeens met drie mensen extra werken, zonder dat we iemand hebben aangenomen.”
Kortom: AI biedt de kans om slimmer te werken, niet harder.
En procesoptimalisatie is dé plek om te beginnen: zichtbaar, meetbaar en meteen waardevol.
Wil je weten welke processen in jouw organisatie als eerste geoptimaliseerd kunnen worden?
Plan een digitale kop koffie en we vertellen je er graag meer over!